Planificación ISO 9001:2015

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Publicado por Óptima Consultores
Calidad | ISO 9001 | Sistemas de Gestión

Tras analizar en entradas anteriores el Contexto de la organización y el Liderazgo, ha llegado el turno del capítulo 6 Planificación de la norma ISO 9001:2015.

Como hemos visto en el ciclo de mejora continua PDCA, su punto de partida es P-Planificación-Plan, es el punto más importante y esto ocurre en cualquier cuestión de nuestra vida. 

Pero y entonces, ¿Qué es la planificación?

La norma ISO 9000 (sí, la 9000) nos define la planificación como “la parte de la gestión de la calidad orientada a establecer los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para lograr los objetivos de la calidad”

 Ya sabemos que es la planificación ¿y como lo llevamos a cabo?

La norma ISO 9001 centra este capítulo 6 en dos ejes principales:

    • Acciones para abordar riesgos y oportunidades.
    • Importancia de la planificación de los cambios.

Los apartados que incluye este punto son:

6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades.

Primero definamos riesgo como “efecto de la incertidumbre”, de acuerdo.

Vale, y ¿qué es efecto? Pues es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo; o en otras palabras “situación producida por una causa”

Bien, ¿y qué es la incertidumbre? es el estado, incluso parcial, de deficiencia de la información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Básicamente, es “no saber qué va a pasar cuando algo suceda”

Hay que entender que el riesgo puede tener efectos negativos o positivos como hemos visto en la definición de efecto.

Podemos poner un ejemplo:

Un jugador decide asumir el riesgo de tirar un penalti, esto puede tener un efecto positivo, que es marcar gol; o un efecto negativo que es fallarlo. Y de esta situación puede obtener una oportunidad de mejora como entrenar más horas el lanzamiento de penaltis, o tomar la acción de analizar al portero rival días antes del partido.

Este pensamiento es el que la norma nos quiere inculcar, no siempre pensar que los riesgos son negativos y tomar acciones para abordarlos.

Esto es lo que se denomina en la norma ISO 9001 “el pensamiento basado en el riesgo” y ha hecho que se eliminaran las “acciones preventivas”.

Ya que ahora toda la norma tiene un carácter preventivo.

Ilustración caracter preventivo iso 9001

¿Cómo abordar los riesgos y oportunidades?

Según la propia Norma ISO 9001, las actuaciones a tomar para riesgos y oportunidades (riesgos positivos) son:

    • Evitar riesgos.
    • Asumirlos para aprovechar una oportunidad.
    • Ir a la fuente del riesgo y eliminarla.
    • Cambiar la probabilidad.
    • Cambiar las consecuencias.
    • Mantener el riesgo.

Sin embargo, no menciona una metodología concreta para su determinación, por lo que cada empresa debe valorar que opción se adapta mejor a sus peculiaridades y necesidades.

Para determinar riesgos y oportunidades, debemos:

    • Planificar y definir procesos.
    • Informar riesgos y oportunidades.
    • Tener en cuenta el contexto y datos de partes interesadas.

Algunas metodologías que se pueden utilizar pueden ser:

    • Familia de normas ISO 31000: La norma ISO 31000 define el riesgo de situaciones negativas que pueden suponer pérdidas, cómo son situaciones positivas de riesgos que ofrecen oportunidades.
Ilustración procesos ISO 3100
    • AMFE (análisis modal de fallos y efectos): es una herramienta muy utilizada en la gestión de riesgos y se utiliza para planificar la calidad. La finalidad es eliminar o disminuir los fallos, empezando por los que tienen una prioridad más alta.
    • Análisis DAFO: Herramienta básica para la identificación de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, también usado en el análisis del contexto de la organización (factores externos e interno). Habría que complementar con otra herramienta.
    • IRM: Son modelos de gerencia de riesgos que considera las consecuencias positivas y negativas en todo tipo de empresas y actividades en el corto y largo plazo.
    • COSO: Es la sistemática más extendida e implantada a nivel internacional, dedicada a proporcionar marcos y orientaciones sobre la gestión del riesgo empresarial, control interno y la disuasión del fraude.

Como no todos los riesgos y oportunidades representan el mismo nivel de incertidumbre, estos deben valorarse con alguna de metodología definida (algunas como las que hemos visto).

Es muy frecuente evaluar los riesgos en función del impacto y la probabilidad de ocurrencia; y las oportunidades en función de la viabilidad y rentabilidad.

Ejemplo matriz de valoración de riesgos:

Ilustración de Matriz de valoración de oportunidades
Ilustración matriz de valoración de oportunidades:

6.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos.

Este subapartado mantiene las principales características de la versión 2008 y hace hincapié en la necesidad de que se realice la planificación de objetivos de forma sólida, incluyendo:

    • Qué se persigue, objetivo de mejora y meta.
    • Acciones para conseguirlo.
    • Recursos necesarios emplear.
    • Quién será el responsable y cuáles son los plazos.
    • Cómo vamos a evaluar los resultados, frecuencia de análisis de consecución y criterios para evaluar el cumplimiento.
Información sobre la evaluación de resultados

Debemos tener en cuenta que los objetivos deben cumplir una serie de requisitos, y podemos utilizar la herramienta SMART para diseñarlos:

Ilustración sobre la herramienta SMART

S de específico: Los objetivos deben ser lo más específicos y detallados posibles.

M de medible: Todo objetivo debe ser medible. Es decir, debemos tener unos parámetros que nos indiquen si vamos bien, o no, si se alcanza o no.

A de alcanzable:  Antes de sumergirnos en el objetivo debemos analizar cuales son verdaderamente alcanzables que vayan en concordancia a la situación y realidad de la empresa.

R de realista: Es importante ser consciente, a la hora de diseñar los objetivos, de los recursos que tenemos y necesitaremos para conseguirlos.

T de temporizado: El objetivo debe de estar puesto en el tiempo. Debe tener fechas de seguimiento, fechas en las metas, y estar referenciado a un tiempo concreto.

Os ponemos un ejemplo de objetivo:

 

OBJETIVO

METAS

RESPONSABLE

FECHA PREVISTA

RECURSOS

Reducir un 10% los pedidos entregados en más de 24 horas en 2022 respecto a 2021

Comprar un vehículo de reparto

Resp. Compras y dirección

Enero 22 – mayo 22

22.000 €

Renting

10 h Resp. compras

Contratar un conductor

Resp. RRHH y dirección

Abril 22 – agosto 22

20.000 €

10 h responsable RRHH y dirección

Optimización de rutas de reparto

Resp. Logística

Julio 22 – septiembre 22

20 horas del Resp. logística

Búsqueda de nuevas agencias de transporte

Resp. Compras y dirección

Septiembre 22 – diciembre 22

10 horas del Resp. compras

Comparación de resultados

(Indicador asociado 08)

Resp. Calidad y dirección

Enero 23

1 h Resp calidad y dirección

6.3. Planificación de los cambios.

Por último, la planificación de los cambios incluye los puntos a considerar a la hora de planificar un cambio en la organización siempre que ésta pueda adelantarse a una nueva situación.

No basta con planificar el cambio en aspectos que van a modificar el Sistema de Calidad. Hay que incluir:

    • Propósito de los cambios y sus consecuencias
    • Disponibilidad de recursos a la hora de hacerles frente.
    • Asignación de responsabilidades en el proceso de cambio.
    • Integración con el sistema de gestión de calidad

En el momento en el que la empresa detecta una necesidad de cambio en el sistema de calidad, esta debe realizar de manera planificada y controlada.

Terminando

Como siempre, esperamos que os haya sido útil esta información y estaremos encantados en resolver vuestras dudas. Si necesitais una consultora de calidad ISO 9001 no dudes en contactar con nosotros, y cualquier otra cosilla, respondemos a los comentarios, al email, al WhatsApp o al teléfono.

¡Gracias por leernos!

 

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